Hosting efektivne medicinske sastanke

Izaberite Pravi vremenski raspored, Postavite dnevni red i diskutujte o stvarima od trenutnog značaja

Sastanci osoblja medicinske kancelarije mogu biti prilično efikasni ako se koriste na efikasan i produktivan način. Sastanci su sjajan oblik komunikacije za čitavu praksu i trebaju se održavati redovno. Kada su sastanci zakazani nedeljno, dvonedeljno ili čak mesečno, menadžeri i osoblje mogu blagovremeno da se bave pitanjima u kancelariji.

Mnogo puta susreti mogu postati neefikasni kada nema dovoljno planiranja za prilagođavanje vremenskim ograničenjima ili prezentirane informacije nisu pravilno organizovane. Evo nekoliko načina na koji možete voditi efikasnije sastanke medicinskih kancelarija.

1 -

Dnevni red

Razvijanje standardnog dnevnog reda vam omogućava da na svakom sastanku adresirate ključne teme po redosledu važnosti. Ovo omogućava svakom sastanku da se protiče glatko i ostaje na temi sa dovoljno vremena da raspravlja o svim najvažnijim temama. Mnogo puta sastanci će se odvijati u vremenu koje je zakazano, ali vaš sastanak može da se završi na vreme sve dok su važna pitanja rešena.

Tipičan sastanak sastanka uključuje:

1. Pozdrav i uvod
2. Odsustvo
3. Zapisnik sa prethodnog sastanka
4. Pitanja koja proističu iz prethodnog sastanka
5. Spisak predmeta o kojima treba raspravljati po važnosti
6. Bilo koji drugi posao koji zaposlenima omogućava da pokrenu druge teme
7. Bilo koji novi posao za sledeći sastanak
8. Blizu sastanka

Na listi stavki uključite standardne stavke koje treba adresirati na svakom sastanku. To mogu biti kontrola infekcije, HIPAA i finansijski ciljevi.

Potražite ponavljajuće stavke iz prethodnih programa, kao što su odbijanje zahteva, dugačka vremena čekanja i problemi sa zadovoljstvom pacijenta.

2 -

Učestalost i dužina vremena za prilagođavanje potreba za pacijentima

Učestalost i dužina sastanaka kancelarije zavise od nekoliko faktora. Zbog vremenskih ograničenja medicinske kancelarije , sastanci ne smeju ometati brigu o pacijentu.

Najbolje vreme za zakazivanje sastanka bilo bi sati ili tokom sporog perioda dana. Na ovaj način sastanak bi imao malo ili nikakvih prekida i mogao bi početi i završiti na vrijeme. Dvonedjeljni ili mesečni sastanak osoblja koji traje ne više od jednog sata bi bio pogodniji.

Neki rukovodioci možda žele da se sastanu jednom mjesečno sa manjim grupama ili pojedinačnim osobljem osoblja radi rješavanja specifičnih tema. Ovo je važan korak koji se često ostavlja van planova sastanka. Manje grupe ili pojedinačni sastanci dozvoljavaju ljudima da iznose ili diskutuju o temama o kojima možda ne žele da pričaju pred većom grupom. Menadžeri to mogu koristiti i kao priliku da razgovaraju o poverljivim pitanjima sa osobljem bez ikakvog osjećaja izdvojenog.

3 -

Diskutujte o važnim stavkama u medicinskim postavkama

Iako je svaka kancelarija drugačija, dinamika medicinske kancelarije je vrlo slična po svojoj prirodi. Na svakom sastanku treba dodirnuti određene teme kako bi se osiguralo da vaša medicinska kancelarija održava usklađenost sa državnim i saveznim smernicama.

• HIPAA: Svi pružaoci zdravstvenih usluga imaju odgovornost da obučavaju svoje osoblje i informišu o usklađenosti sa HIPAA-om . Bilo da je namerno ili slučajno, neovlašćeno otkrivanje PHI se smatra kršenjem HIPAA-e. Podsetite svoje osoblje na svaki sastanak o važnosti izbjegavanja otkrivanja informacija putem rutinskog razgovora; diskutovanje o informacijama o pacijentu u prostorijama za čekanje, hodnicima ili liftovima; pravilno odlaganje PHI; i pristup informacijama strogo je ograničen na zaposlene čiji poslovi zahtijevaju te informacije.
• Kontrola infekcije: Sprečavanje širenja zaraznih bolesti je glavni cilj kontrole infekcije u medicinskoj kancelariji. Kao što svi znamo, pravilno pranje ruku je najefikasniji način sprečavanja širenja infekcija. Međutim, samo pranje ruku ne može da uradi posao. Prijateljski podsjetnici će proći daleko u tome kako bi osoblje i pacijenti ostali sigurni.
• Finansijski ciljevi: Uspeh bilo kojeg zdravstvenog objekta zavisi od snage finansijske politike zdravstvene kancelarije i načina na koji se kancelarija obavlja u ostvarivanju svojih finansijskih ciljeva. Održavanje informisanog osoblja o tome kako dobro ili slabo funkcioniše kancelarija je jedan od načina da se nastavi dobro ili poboljšava. Finansijski status kancelarije jednako je važan za osoblje, jer znaju da sve dok finansijski funkcioniše kancelarija, njihovi sigurniji mogu osjećati na poslu.