5 Komponente za efektivne unutrašnje kontrole

Sprečiti i otkriti loše ponašanje zaposlenih u vašoj medicinskoj kancelariji

Unutrašnje kontrole su definisane kao proces dizajniran da obeshrabruju prevare, zaštite resurse kompanije i obezbede usklađenost sa zakonima i propisima. Unutrašnje kontrole su efikasne samo ako su određene posebnim potrebama medicinske kancelarije, implementirane, praćene i mjerene kako bi se osigurala njihova funkcija kako je planirano.

Medicinska kancelarija mora da preduzme proaktivan pristup u sprečavanju i otkrivanju lošeg ponašanja zaposlenih tako što ima politiku u vezi sa unutrašnjim kontrolama. Prevencija i otkrivanje igraju veoma važnu ulogu u bilo kojem procesu interne kontrole minimiziranjem određenog nivoa rizika.

1 -

Zapošljavanje u praksi

Zapošljavanje najboljeg osoblja medicinskog osoblja je efikasan način jačanja procesa interne kontrole. Zapošljavanje osoblja koje je kompetentno, pouzdano i pouzdano temeljito prescreening kandidata je samo dobar poslovni smisao. Provere u pozadini i referentne provjere su jednostavni načini za uklanjanje bilo kakvih loših jabuka i sprečavanje određenih ljudi da se prijave za posao.

Iako prethodnim poslodavcima nije dozvoljeno da daju bilo kakvu informaciju osim statusa zaposlenja i podobnosti za rehire, možete zatražiti od kandidata da pruže kontakt informacije za prethodne supervizore ili kolege kako bi dobili detaljnije informacije. Provere pozadine uključujući proveru kredita takođe sadrže detalje o ličnoj istoriji podnosioca zahtjeva.

Više

2 -

Odvajanje zaduženja

Odvajanje dužnosti sprečava jednog zaposlenog da ima odgovornost za više transakcija koje uključuju rukovanje finansijama. Kad god zaposlenik mora da upravlja novcem, treba da postoji jedna osoba koja ovlašćuje određene transakcije, drugo lice odgovorno za obradu, a drugo za pomirenje i vođenje evidencije. Ovim se osigurava da nijedna osoba ne može izvršiti bilo koji zadatak koji nije otkriven ili pregledan od strane druge osobe.

Razdvajanje dužnosti otežava gubitak svake količine novca, bilo da je na nivou predsoblja ili upravnom nivou medicinske kancelarije. Kada zaposleni znaju da se svaki proces prati i prati, podstiče preciznost i iskrenost u obavljanju zadataka.

3 -

Dokumentacija

Svaka finansijska transakcija treba da ima papirni trag. Dokumentacija nije samo praksa pisanja ili dokumentovanja akcija, već i čuvanja kopija svih finansijskih evidencija, kao što su fakture i doznake plaćanja. Zaposleni trebaju biti svjesni da nikada ne izvrše transakciju zasnovanu na usmenom zahtjevu.

Validna dokumentacija obuhvata službene formulare medicinske kancelarije, memorandumu ili fakture i treba ih potvrditi potpisivanjem, kada je to potrebno. Čekovi uvek treba da imaju fakturu, kao i refundacije, prenosi novca ili plaćanja. Gotovinu treba prihvatiti, a nikada se ne izdaje osim ako se ne vrati pacijentu. Usklađivanje novčanica takođe treba dokumentovati na početku i kraju svake smjene.

4 -

Fizičke i elektronske zaštitne mere

Upotreba sefova, alarmnih sistema, kamera i brava može pomoći medicinskoj službi u očuvanju podataka, inventara, imovine i novca.

1. Držite sve kase za blagajne, čekove i recepte zaključane u sefu sa ograničenim pristupom osoblja medicinskih kancelarija. Kombinacije treba redovno menjati.

2. Imajte na raspolaganju alarmne sisteme za sate i neoperativne dane.

3. Fotoaparati mogu biti postavljeni na svakom ulazu i izlazu, na recepciji i usmereni ka sefu.

4. Držite vrata u prostoriji za snabdevanje i / ili aparat-kabinetu u svakom trenutku i dozvolite pristup samo određenim područjima po potrebi.

Elektronske zaštitne mere uključuju upotrebu lozinki i ograničavanje pristupa samo ovlašćenom osoblju.

5 -

Operacije nadgledanja

Svaki proces interne kontrole bi bio nepotpun bez načina da nadgleda operacije. Praćenje internih kontrola podrazumijeva pregled svakodnevnih operacija kako bi se osigurala ispravna funkcija procesa.

1. Usklađivanje gotovine

2. Račun ili revizija grafikona

3. Verifikacija poređenjem izveštaja

4. Redovne provere inventara

Održavanje pažnje o svim procesima je od suštinskog značaja, ali pre svega rukovodilac medicinske kancelarije mora:

1. Uspostaviti pravila i ciljeve

2. Komunicirajte ih sa svim osobljem

3. Redovno pružajte povratne informacije