Svako bi se složio da primarna funkcija medicinske kancelarije jeste briga o svojim pacijentima, međutim, da bi ostala u praksi i uspješna, kancelarija mora prikupiti isplatu za pružene usluge. Kodiranje, fakturisanje i zbirke su vitalni deo osoblja osoblja medicinskog ureda, a odgovarajuća obuka i smjernice su od vitalnog značaja za uspješno izvršenje ovih dužnosti.
Odeljenje za naplatu radi u bliskoj saradnji sa osobljem kodiranja u ordinaciji lekara. U nekim slučajevima, ista osoba obavlja dužnosti kodiranja, naplate i naplate, ali to su tri različite pozicije. Dok se neki aspekti svakog posla presecaju sa drugima, oni takođe imaju vrlo specifične odgovornosti.
Kodiranje zapravo olakšava proces naplate tako što donosi uniformnost procedurama kroz prepoznatljive šifre. Koristeći standardne dijagnozne šifre i šifre procedura koje priznaju osiguravajuća društva, sve medicinske prakse i relevantne agencije za negu, medicinski koder će osigurati da osiguravajuća društva ili "komercijalni obveznik" ili centri za Medicare i Medicaid (CMS) obračunatu stavku i kako dijagnoza opravdava tu proceduru , test ili tretman.
Proces fakturisanja počinje sa unosom pacijenta. Važno je nabaviti sve informacije o osiguranju pre nego što se pacijent vidi ako je to moguće, kako bi sve strane razumele šta će svaka poseta i procedura koštati pacijenta iz džepa.
Što je manje iznenađenja kod vaših pacijenata u pogledu plaćanja za pružene usluge, sve će biti srećniji. Kada pacijent stigne i prezentira informacije o osiguranju, od vitalnog je značaja da se davanje informacija provjerava kod osiguravajućeg društva kao aktivna, dozvoljene naknade i da je provajder trenutno ugovoren sa tom specifičnom platitelju.
Sajtovi imaju dezinformacije, ugovore i promene ugovora, pa je verifikovanje podataka veoma važno.
Za uštedu vremena, prihoda i pogoršanja, svaki postupak koji nije uobičajen obim poslovnog boravka trebalo bi da se prethodno ovlasti unapred ili u vremenskom roku određenog plana osiguranja. Bilo koja isplata koja dolazi od pacijenta treba diskutovati i sakupljati prije postupka, testiranja, terapije ili liječenja. Kopije treba uvek platiti pre nego što pacijent pregleda lekar, kako bi kasnije izbegli probleme.
Zbirke dosadašnjih iznosa su najmanje efikasni način nadoknađivanja. Što duži račun bude dospio, manje je vjerovatno da će se sakupljati i što više novca košta kancelariju u vremenu i satima. To je najbolji razlog za sve da imate efikasno osoblje za šifriranje i obračun u vašoj medicinskoj kancelariji.
Negativan zahtev od komercijalnih obveznika je najverovatniji razlog da se račun ne plaća na vreme. Kada i pacijent i osoblje prethodno izvrše dužnu pažnju, to je manje verovatno, ali se to dešava. Žalba osoblja sa bilo kojim objašnjenjem ili objašnjenjem može biti neophodna. Žalba pacijenta je još jedno moguće rešenje, ali pacijent mora biti upoznat sa mogućnošću da će biti odgovorni za bilo kakve neizmirene salde.
Dok je ugovor o plaćniku često jedan od prvih naloga poslovanja prilikom popunjavanja papira za unos pacijenta, verovatnoća je da pacijent nije pažljivo pročitao dokument. Ponekad se pacijent nije tada osećao dobro i nije obraćao pažnju na dokument, ili jednostavno očekuje da većina ili sve svoje račune plaćaju osiguravajuća društva. Razgovaranje o finansijskoj odgovornosti prije nego što postoji problem predstavlja najefikasniji tok akcije kako bi se izbegli neugodni i eventualno emocionalni susreti.
Kodiranje, fakturisanje i zbirke su važne za uspešne medicinske ustanove bez obzira na veličinu ili specijalnost.
Odgovarajuća obuka, kontinuirano obrazovanje i upoznavanje sa aktuelnim promenama u zakonima, kodovima ili praksama osiguranja su imperativni. Dosadašnji referentni materijali i oprema omogućavaju ovim članovima osoblja da pozitivno utiču i na pacijente i na medicinske kancelarije.