Elektronska komunikacija postaje sve popularnija ovih dana nego telefonski pozivi, pošta "puž" i, čak iu nekim slučajevima, sastanci licem u lice. U svakom profesionalnom okruženju, uključujući medicinsku kancelariju, važno je razmotriti nekoliko stvari kada šaljete e-poštu saradnicima, pacijentima, ljekarima, bolnicama, prodavcima ili drugim profesionalcima.
Ljudi provode veliki dio svog dana otvaranja i čitanja e-pošte.
Ne vredi dragoceno vreme za neefikasne i nevažne e-poruke. Isti profesionalizam koji biste koristili na telefonu, korespondenciju pošte ili licem u lice takođe treba da bude izražen u e-mailu. Uvek zapamtite da je e-pošta oblik komunikacije i način na koji primalac interpretira poruku jedina stvar koja je važna.
Prije kreiranja i slanja e-pošte, postavite nekoliko pitanja.
- Da li je email najpovoljniji oblik komunikacije za informacije koje šaljem?
- Da li je profesionalno?
- Da li je HIPAA kompatibilan?
- Da li to tačno predstavlja mene i medicinske kancelarije?
Email Etiquette Rule # 1
Razmislite o sadržaju vaše poruke pre nego što pritisnete SEND . Uverite se da je e-pošta odgovarajući oblik komunikacije za vašu poruku umesto telefonskog poziva ili sastanka. Imajte na umu da sadržaj treba da odražava sliku i nivo profesionalizma koji se očekuje od vaše medicinske kancelarije.
Nemojte poslati, proslediti ili odgovoriti na bilo koji e-mail koji sadrži opscenu, uvredljivu, klevernu, klevetu, rasističku ili seksualnu prirodu. Kazne mogu biti teške za vas i medicinsku kancelariju.
Email Etiquette Pravilo # 2
Koristite odgovarajuću gramatiku, interpunkciju i pravopis. Opet, vaša poruka je odraz vaše medicinske kancelarije.
Takođe, obavezno držite poruku konciznom i koristite odgovarajući raspored za vašu poruku što olakšava čitanje. Prepravite svoju e-poštu pre nego što kliknete na SEND .
Nemojte koristiti ALL CAPS jer se ovo smatra za vikanje ili vrištanje u online svetu. Koristite masnim slovima ili kurzivom da istaknete reč ili frazu. Takođe, izbjegavajte korištenje ekstremno fensi ili čudnih fontova jer ovo čini vašim e-mailom teže čitati.
Email Etiquette Pravilo # 3
Uverite se da se e-pošta šalje odgovarajućem primaocu (e). Informacije u medicinskoj kancelariji, naročito u vezi s informacijama o pacijentu, trebaju se dijeliti samo na osnovu potrebe za poznavanjem. Takođe, smatrajte da ljudi mogu smatrati informacije koje nisu relevantne za njih kao "neželjena pošta".
Ne diskutujte o ličnim i poverljivim informacijama ili priložite datoteke pacijenta u e-pošti. Koristite brojeve računa pacijenta ili brojeve medicinskih zapisa kako biste savetovali nekoga da pregleda nalog. Tvoje informacije trebaju biti zabilježene tamo.
Email Etiquette Pravilo # 4
Odgovorite na profesionalna elektronska pošta u roku od 24 sata kada je to moguće. Ako vam to ne dade dovoljno vremena, bar odgovorite da kažete da ste primili e-poštu i vratili ćete ih što je pre moguće.
Nemojte odgovarati na neželjenu poštu ili zahteve za pretplatu / odjavu.
Ovo će generisati samo neželjenu poštu koja će poplaviti vašu e-mail adresu.
Email Etiquette Pravilo # 5
Držite emocije iz e-pošte. Budite ljubazni i profesionalni. Znaš sa kim možeš biti neformalan nakon što je prošlo dovoljno vremena da izgradiš tu vrstu veze.
Nemojte ništa reći u e-pošti za koju biste možda kasnije žalili. Budite pažljivi kada šaljete ili odgovarate na e-poštu u besu. Nikad ne pravite lične komentare o drugoj osobi, date komentare koji bi uvredili nekoga ili rekli bilo šta što ne biste rekli lično.
Email Etiquette Pravilo # 6
Održavajte humor, šale i ironiju na minimum. Intentacije su često "izgubljene u prevodu" u e-poštu i ljudi ne mogu uvek šaliti.
Razmislite o tome iz perspektive primaoca.
Nemojte poslati, proslediti ili odgovoriti na lančana pisma. To je neprofesionalno ponašanje i neki ljudi ovo vide kao neželjenu poštu. Zapamtite da bilo koji sadržaj koji šaljete treba da odražava sliku i nivo profesionalnosti koji se očekuje od vaše medicinske kancelarije.