4 načina za poboljšanje zakazivanja medicinskih kancelarija za smanjenje vremena čekanja

1 -

Odgovarajući raspored imenovanja pacijenata

Može biti izazov za stvaranje ravnoteže između vidjenja dovoljnih pacijenata kako bi se zadovoljile finansijske potrebe ove prakse, ali ipak nude visoku kvalitetu brige o pacijentu . Imajte na umu ove stvari:

• Pacijenti ne bi trebali čekati duže od 15 minuta za zakazano zakazivanje.
• Uzimajući u obzir koliko je nepredvidljiva zdravstvena zaštita, razumljivo je da možda ima vremena da pacijenti imaju duže čekanje.
• Tipovi poseta pacijentima variraju u zavisnosti od specijalnosti obuke, dijagnoze pacijenta i procedura koje se obavljaju tokom posete. To znači da za svaki tip putovanja treba dodijeliti različite vremenske zahtjeve.
• Broj svakodnevnih poseta pacijentima trebalo bi da bude u stanju da pokrije troškove kancelarije i, naravno, ostvaruje profit.
• Kada razvijete dizajn ili strukturu vašeg sistema planiranja pacijenata, važno je razmotriti eventualne događaje koji mogu dovesti do prekida protoka pacijenta.

2 -

Smanjite poremećaj na protok pacijenta

• Kasni dolasci: Da bi pomogli ovom problemu postavili su određena ograničenja o tome koliko kasni pacijent može biti bez potrebe za ponovnim raspoređivanjem, dozvolite pacijentu koji je rano za imenovanje da se kreće do kraja kasnog pacijenta i rasporedi hronično kasno pacijente prema kraju dan.
• Nema emisija: Postoje tri načina za sprečavanje propuštenih sastanaka.
  1. Podsetnik poziva pacijente 24 do 48 sati pre zakazanog zakazivanja.
  2. Jedan od načina da se smanji ne-emisija je korišćenje online rasporeda pacijenata. Pacijenti mogu upravljati, raspoređivati ​​ili prepravljati svoje sastanke koji čine no-show manje vjerovatnim.
  3. Obračunavanje pacijenata bez naknade za propuštene imenovanja. Naknada bez naknade ne samo da nadoknađuje neke izgubljene prihode, već takođe uči vašim pacijentima da daju obaveštenje da li će otkazati svoj termin. Ovo takođe omogućava mogućnost ponovnog zakazivanja zakazivanja dok je pacijent na telefonu.
• Šetnja : pregledajte trendove kada medicinska kancelarija ima tendenciju da vidi više šetnje, kao što su ponedjeljke ili tokom sezone gripa i odgovarajućim prilagođavanjem.

3 -

Otvorite komunikaciju sa pacijentima

• Obavestite pacijente kada se imenovanja odvijaju iza rasporeda
• Obučite osoblje medicinske kancelarije kako odgovoriti na neklinička pitanja o pacijentu
• Razviti i distribuirati ankete o zadovoljstvu pacijenata
• Pismeno komunicirajte kada je to prikladno. Bilo koji lak i efikasan način da pacijenti dobijete informacije važne za njihovu brigu je da im daju izvode kao što su osnovne informacije o medicinskoj praksi, listu predmeta koji će se dovesti u svaku posetu , politiku plaćanja i obavještenje o praksama privatnosti.

4 -

Telefonska i elektronska komunikacija

Telefon

Kao jedno od najčešće korišćenih sredstava komunikacije, telefonska komunikacija ne bi trebalo da se uzima lagano. Često je prva interakcija koju ima medicinska kancelarija sa pacijentom. Evo nekoliko osnovnih saveta koje možete da ponudite zaposlenima u medicinskoj kancelariji kako biste poboljšali telefonsku etiku.

• Aktivno slušanje
• Dobri telefonski načini - profesionalni i ljubazni
• Održavajte povjerljivost
• Uvek im se zahvaljujem na pozivu
• Nikad ne prekidaj
• Kada uzimate poruke, dobijete što više informacija
• Ostanite mirni i ljubazni, čak i kada vam je pacijent nepristojan

Elektronski

Isti profesionalizam koji biste koristili na telefonu, korespondenciju pošte ili licem u lice takođe treba da bude izražen u e-mailu. Uvijek zapamtite da je e-mail oblik komunikacije i način na koji primalac interpretira poruku jedina stvar koja je važna.

• Uverite se da je e-pošta odgovarajući oblik komunikacije za vašu poruku umesto telefonskog poziva ili sastanka. Imajte na umu da sadržaj treba da odražava sliku i nivo profesionalizma koji se očekuje od vaše medicinske kancelarije.
• Koristite odgovarajuću gramatiku, interpunkciju i pravopis. Takođe, obavezno držite poruku konciznom i koristite odgovarajući raspored za vašu poruku što olakšava čitanje.
• Uverite se da se e-pošta šalje odgovarajućem primaocu (e). Informacije u medicinskoj kancelariji, naročito u vezi s informacijama o pacijentu, trebaju se dijeliti samo na osnovu potrebe za poznavanjem.