Kao menadžer medicinske kancelarije vi ste odgovorni za mnoge stvari. Vaše dužnosti uključuju, ali se ne ograničavaju na zadatke kao što su;
- Zapošljavanje osoblja medicinske kancelarije
- Nadgledanje osoblja medicinskih kancelarija
- Delegiranje dužnosti i nadgledanje završetka zadataka
- Rešavanje svih žalbi zaposlenih, osiguranja, lekara ili pacijenata na blagovremen i efikasan način.
- Budžetiranje
- Sprovođenje i nadgledanje kancelarijske politike i procedure
- Vođenje i podsticanje osoblja medicinskih kancelarija
Svaki od ovih zadataka može biti potreban svakog dana i još mnogo toga koje nisu ovdje navedene. Zbog toga jedan od najvažnijih aspekata poslova menadžera medicinske kancelarije vodi i podstiče kancelarijski kadar.
Mudra poslovica kaže: "Ako mislite da vodite i niko ne prati, samo šetate". Da bi bio efikasan uredni direktor, važno je biti dobar vođa.
Postoje neke osobine koje su zajedničke za najuspješnije lidere. Prva od ovih zajedničkih osobina je da je korisni vođa sluga ili onaj koji na kraju služi većoj svrsi nego svojoj. U medicinskoj kancelariji ovo bi moglo značiti da upravnik kancelarije postavi sveukupan uspeh i dobrobit prakse u celini ispred svojih želja i potreba ili od bilo kog zaposlenog.
Ovo može biti neugodan dio posla, ali lideri koji su dosledno iskreni, pošteni i pouzdani će utvrditi da će njihovi zaposleni i lekari poštovati i diviti se za donošenje teških odluka kada se svi ne slažu.
Još jedna zajednička osobina među efektivnim liderima i menadžerima je da su oni posmatrači.
Lideri koji znaju šta se dešava među onima kojima vode, su najvažniji. Ovo su lideri koji brzo priznaju dobar posao i koji su suočeni sa lošim radnim navikama ili problemima dok se one događa, pre nego što imaju priliku da preraste u teške ili nemogućim okolnostima. Serija One Minute Manager od strane Ken Blanchard je izvrsni izvor za svakoga ko želi postati njihov najefikasniji i efikasniji. Ove knjige su alegorije veličine ujeda koje se mogu čitati za sat ili više i ispunjene praktičnim mudrostima koji se odmah mogu implementirati. Ovo se posvećuje još jednoj zajedničkoj osobini među izuzetnim liderima; cjeloživotno učenje.
Većina neuobičajeno produktivnih lidera kontinuirano se uče i raste. Oni stavljaju veliki naglasak na učenje novih i boljih načina za rukovanje s njima i njihovim poslom. Oni ostaju u korak sa promenama u svojim stručnim oblastima i dosledno se daju samoevaluaciji i samoopredjeljenju. Ovi lideri su često mentori koji su sretni da dele svoje znanje i mudrost sa drugima na podsticanju i korisnim načinima.
Sledeća zajednička osobina koja ide ruku pod ruku, poštujući pažnju, efikasno komunicira. Uspješan lider komunicira jasno, potpuno i efikasno.
Važnost ovoga ne može se precijeniti, pogotovo u medicinskom okruženju jer su često vremena potrebe medicinske kancelarije osjetljive na vrijeme. Komunikacija je često pogrešno shvaćena samo kao verbalno. Istina je da komunikacija deli ideju, informacije ili osećanja i postiže se ne samo rečima, već i govorima tela, očnim kontaktom, ličnim interakcijama i pisanom rečju. U kancelarijskom okruženju, ako menadžer kaže "dođi kod mene sa svim idejama ili problemima koje imaš", ali nikada ne govori sa svojim zaposlenima ili ih iseče kada pokušavaju da izraze mišljenje ili zabrinutost, onda se dobije mešana poruka i poverenje slomljen.
Kada su kancelarijski zapisi nejasni, sastanak je puni ramblingsa i žalbi bez jasnih rješenja, komunikacija je zaustavljena i često konfuzija i defanzivnost uzimaju mesto razumijevanja.
Ovo su samo neke od mnogih osobina produktivnog i korisnog menadžera kancelarije. Spiskovi odgovornosti su različiti i mnogi, ali to je posao koji nikada nije dosadan, a često i prilično nagrađivan.