5 Važne funkcije prednjeg stola

Tretman kancelarije u medicini može biti veoma zauzeto mesto. Osoblje recepcije je neophodno za nesmetan rad medicinske kancelarije. Osoblje recepcije obično se sastoji od recepcionista i / ili medicinskih pomoćnika i zavisno od veličine medicinske kancelarije može biti i jedna osoba. Klasične dužnosti, recepcija je odgovorna za pet administrativnih dužnosti:

1. Pozdravni pacijenti
2. Odgovaranje i upravljanje telefonom
3. Planiranje sastanaka
4. Interoffice komunikacija
5. Spoljna prepiska

1 -

Pozdravni pacijenti

Pozdravni pacijenti nisu samo o onome što kažete, već io tome kako vi interakciju s pacijentima. Recepcija je odgovorna za pacijente koji se osećaju dobrodošli.

Recepcija je prvi utisak koji pacijent prima prilikom pozivanja ili posete medicinskoj praksi. Važno je da recepcija isporučuje izuzetnu korisničku uslugu i da bude pozitivna reprezentacija medicinske prakse.

Evo i drugih načina pozdravljanja pacijenata:

• Odgovara na telefon dok održava voljan, dosljedan način korištenjem pravilnog telefonskog etiketa
• Držati prostor za prijem čist i organizovan
• Registruje nove pacijente i ažurira postojeće demografske podatke pacijenta tako što prikuplja detaljne podatke o pacijentu, uključujući lične i finansijske informacije
• Olakšava protok pacijenta obaveštavajući davaoca pacijentovog dolaska, svjesni kašnjenja i komuniciranja sa pacijentima i kliničkim osobljem
• Odgovara na pacijente, potencijalne pacijente i pitanja o posetiocima na ljubazan način

2 -

Upravlja telefonom

Dok telefonski odgovor na ljubazan i dosledan način predstavlja deo pozdravnih pacijenata, to nije jedina obaveza telefonske odgovornosti predstave. Prijemni kabinet je odgovoran za prijem svih dolaznih poziva i postavljanje odlaznih poziva kada je to potrebno.

• Dolazni pozivi: dolazni pozivi se sastoje od poziva pacijenata, telemarketera, farmaceutskih predstavnika, drugih liječnika i još mnogo toga. Prednji stoli moraju koristiti odgovarajući telefonski etiket kada rukuju telefonom koristeći ove veštine komunikacije: biti aktivan slušalac, da ima dobre načine za telefon, pozive ekrana, da koristi takt, postavlja pitanja i da čuva poverljivost.
• Odlazni pozivi: Ponekad se na recepciji možda mora postaviti odlazni poziv kako bi se razgovaralo o terminaciji pacijenta, napravio spoljne sastanke ili uputstva ili naručio nabavku. Kao predstavnik medicinske kancelarije, jednako je važno koristiti pravilnu telefonsku etiketu.

3 -

Planiranje imenovanja

Efikasno planiranje je neophodno za odlično iskustvo pacijenta i gladak tok pacijenta. Većina medicinskih kancelarija koristi softver za planiranje koji omogućava zakazivanje sastanaka jednostavnim i jednostavnim. Međutim, recepcija mora biti u mogućnosti popuniti otkaze ili ne-emisije i postati efikasna u komunikaciji sa promenama u rasporedu pacijentima i ljekarima.

4 -

Interoffice komunikacija

Predsoblje medicinske kancelarije je kao komunikacijski centar. Većina interoffice komunikacija prolazi kroz recepciju, naročito kada uključuje bilo koji administrativni zadatak koji se odnosi na pacijenta.

Da bi najefikasnije komunicirali jasne i koncizne informacije, ključno je. Bez obzira da li je u memorandumu, pismena komunikacija, putem unutrašnje e-kancelarijske e-pošte, one u jednoj interakciji, ili u grupnoj postavci, važno je držati teme u ruci i ne odustati od tačke.

Neke osnovne veštine koje su potrebne za efikasnu komunikaciju među službenim licima uključuju:

• Telefonski etiket
• Korisnička podrška
• Osnovni programi za riječ i excel
• Vremenski menadžment
• Organizacione veštine

5 -

Spoljna komunikacija

Eksterna komunikacija uključuje potencijalno komuniciranje sa dobavljačima, drugim lekarskim praksama, osiguravajućim društvima i drugim poslovima. Ovo može zahtijevati odlazne telefonske pozive, pisanje stručnih pisama, slanje faksova i poštanska pisma.

Poznavanje kancelarijskih procedura koje se obično dobijaju iz sertifikata ili saradnika u poslovnom programu, uključujući administrativne procese i postupke, obradu zahtjeva, izradu grafikona pacijenata i osnovne kompjuterske vještine. Osnovne veštine administrativnog asistenta i sposobnost adekvatnog upravljanja kancelarijskom opremom su važne za uspeh predstave.