Sigurno odbacite papir i elektronski PHI
Postoji nekoliko načina za pravilno raspolaganje zaštićenim zdravstvenim informacijama. Pravilno raspolaganje zaštićenim zdravstvenim informacijama (PHI) i druge povjerljive informacije bilo da je papir ili elektronski format zahtijeva HIPAA. Svaki objekat koji je HIPAA definisao kao pokriveni subjekt ima odgovornost da osigurava privatnost i sigurnost informacija pacijenta, kao i očuvanje povjerljivosti svojih zdravstvenih ustanova.
Postoji nekoliko rešenja koje vaša medicinska kancelarija može uspostaviti kako bi pravilno raspolagala PHI kada informacija više nije potrebna.
Pravilno odlaganje papira PHI
Papirni PHI nikada ne treba bacati u redovito smeće. Postavljanje PHI u smeće ili kontejnere za smeće nije bezbedan metod odlaganja PHI. Kante za otpatke i kontejneri za smeće su dostupni javnosti i nema načina da zaštiti dokumente od njihovog dobijanja i njihovog sadržaja. Preduzeća su kažnjena zbog nelegalnog odbacivanja PHI u dumpstere zajedno sa imenima pacijenata, datumima rođenja, brojevima socijalnog osiguranja i drugim zaštićenim zdravstvenim informacijama.
Pre nego što se PHI može odbaciti, treba ga napraviti neodređivima tako što će se smanjiti ili zapaliti. Najsigurniji način je da unajmite renomiranu kompaniju da uništi zapise. Pomozite zaposlenima da se pridržavaju sledećih procedura:
- Stavite male kante na svaku radnu stanicu koja je jasno označena kao "PHI ZA JEDNO ODREĐIVANJE - NE TRASH". Ovo će spriječiti informacije od slučajnog završetka u smeću.
- Obavezno pratite i sigurna i nebezbedna područja u kojima se smeće uklanja kao predostrožnost za bilo koji PHI koji pacijent može odbaciti. Na primjer, u području čekanja i toaleta.
- Imajte na umu da će određenim informacijama možda biti potrebne dodatne zaštite kao što su brojevi socijalnog osiguranja, dijagnoza pacijenta i brojevi kreditnih kartica.
- Učinite to da se svi papirni dokumenti stavljaju u korpu za reciklažu, da li postoji PHI na njoj ili ne, kako bi se izbjegla svaka konfuzija.
- Pravite slučajne inspekcije kako biste bili sigurni da su svi usklađeni.
Pravilno odlaganje elektronskog PHI
Elektronski PHI je manje verovatno zahtevao odlaganje. Međutim, ukoliko vaša kancelarija koristi bilo koju vrstu prenosivih ili prenosivih elektronskih medija kao što su flopi diskovi, CD-ovi ili flash diskovi, obavezno izbrišite, obrišite ili preformulišete sve informacije koje više nisu potrebne. Najbolji način je izbjeći korištenje kad god je to moguće.
Ako je neophodno odložiti elektronski PHI, koristite softver za čišćenje ili hardver za preopterećivanje osjetljivih podataka s nepažljivim podacima. Druge opcije uključuju čišćenje, što zahteva jako magnetsko polje za uništavanje podataka ili uništavanje uređaja koristeći metode kao što su spaljivanje, sečenje i topljenje. Preduzeća koja obezbeđuju sigurno odlaganje papira od strane JPI mogu takođe obezbediti sigurno elektronsko odlaganje.
Obavezno uklonite informacije sa čvrstog diska računara koji više nisu u upotrebi ili se prodaju tako da sprečava povrat podataka. Ostanite aktuelni o usklađenosti sa HIPAA-om kako biste bili sigurni da pratite najnovije smernice.